Главная » Библиотека » Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса (Аллен Дэвид)
{sort}

Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса (Аллен Дэвид)

Настройки отображения Выбрать главу(25)
Перейти на    1 2 ... 57 58 59 60 61 ... 64 65

Глава 12. Важность определения дальнейших действий

Моя индивидуальная задача — координировать ту стадию мыслительного процесса, на которой ставится вопрос «Каковы дальнейшие действия?» В мечтах я вижу мир, где ни одна встреча, ни одна дискуссия и ни один сеанс общения не заканчивается, пока не будет четко решено, нужны ли какие-то конкретные шаги и, если это так, то какие шаги необходимы или, по крайней мере, кто за них отвечает. Я вижу организации, внедряющие стандарт, согласно которому все, что оказывается на участке каждого сотрудника, анализируется с точки зрения необходимости принятия активных мер и соответствующие решения обрабатываются надлежащим образом. Представьте себе, что можете свободно сосредоточиться на более серьезных проблемах и возможностях.

За годы работы я наблюдал небывалые сдвиги в работе и производительности тех организаций, где индивидуумы и группы постоянно задавали ключевой вопрос: «Каков следующий шаг?» Каким бы простым ни казался нам вопрос, его редко можно увидеть на надлежащем месте в системе организационных приоритетов.

Когда вопрос «Каков следующий шаг?» внедряется в организационную культуру на базовом уровне, автоматически повышается эффективность работы, производительность, задачи становятся яснее и позволяют лучше сосредоточить внимание.

Одна из наиболее серьезных проблем, с которой вы можете столкнуться, когда привыкнете задавать этот вопрос самому себе и окружающим, состоит в том, что общение с людьми, не сознающими его важности, может вас сильно разозлить. Он настолько быстро проясняет ситуацию, что работа с людьми и организационными средами, которые не внедрили его в свою деятельность, может показаться ночными кошмаром.

Все мы обязаны решать, каких результатов хотим достичь (если вообще есть такая необходимость) самостоятельно и в ходе общения с другими. И в какой-то момент нам приходится определять следующее физическое действие в рамках достижения любого результата, в котором мы заинтересованы. Но существует огромная разница между принятием такого решения в момент возникновения проблемы и определением первоочередных шагов, когда ситуация становится взрывоопасной.

Истоки моей методики

Я научился этой простой, но необычайно полезной методике двадцать лет назад у своего давнего друга и наставника в консультационной сфере Дина Ачесона (никакого родства с бывшим государственным секретарем). Дин долгое время консультировал должностных лиц и выяснял, что необходимо для устранения психологических барьеров, возникающих в сознании многих людей по отношению к проектам и ситуациям, в которых они оказались. В один прекрасный день он просто начал по очереди подбирать листки бумаги со стола одного сотрудника, заставляя его решать, каким должно быть первоочередное действие, необходимое для продвижения каждого проекта. Результаты не заставили себя долго ждать и оказались настолько значительными, что Дин потратил годы на совершенствование методологии, используя один и тот же вопрос для обработки корзины входящих материалов. С тех пор мы оба проконсультировали и натренировали тысячи людей, и наша техника по-прежнему остается непревзойденной. Она помогает значительно улучшить как производительность, так и душевное состояние людей, позволяя ему определить первоочередное действие, необходимое для того, чтобы сдвинуть дело с мертвой точки.

Выбор возможных активных действий

А теперь нам предстоит ответить на следующий вопрос: «Каковы дальнейшие действия?»

Чтобы ответить на этот вопрос, предлагаю вернуться к списку, куда вы поместили мысленный материал (см. главу 5). Или, по крайней мере, подумать обо всех проектах, которые могут занимать ваши мысли. У вас не возникает ощущения, что их осуществление продвигается не так уверенно и не так эффективно, как могло бы? Вполне вероятно, что это так: несколько проектов немного застряли на месте.

Если бы вы не знали наверняка, что вам действительно необходимо первым делом позвонить кому-то, отправить электронное сообщение, просмотреть какие-то материалы или купить что-то в магазине, то не выполнили бы этих действий. Самое смешное, что на определение первого шага практически по каждому пункту списка вам понадобилось бы всего лишь около десяти секунд. Но именно эти десять секунд размышлений и есть та процедура, которую основная масса людей не проделывает с большинством пунктов списка.

Например, в списке моего клиента может оказаться такой пункт, как «шины».

Я спрашиваю: «Что имеется в виду?»

Он отвечает: «Ну, мне нужно поменять шины на автомобиле».

«Так каким будет ваш первый шаг?»

На этом этапе клиент обычно морщит лоб, думает пару секунд и приходит к заключению: «Ну, наверное, надо позвонить в магазин автозапчастей и узнать расценки».

Примерно столько времени нужно, чтобы решить, каково первоочередное действие практически по каждому пункту. Всего лишь несколько секунд сосредоточенных рассуждений, которые большинство людей еще не проделали с основной массой материала.

Также, вероятнее всего, можно утверждать, что человек, который хочет поставить новые шины на свой автомобиль, уже достаточно давно озабочен этой проблемой. И, вероятно, он уже не раз находился у телефона и имел в своем распоряжении достаточно времени и/или сил для того, чтобы сделать необходимый звонок. Почему же он так и не позвонил? Потому что последнее, чем ему хотелось заняться в тот момент, был пересмотр всех проектов, включая замену шин, и определение дальнейших действий по этому поводу. Проще говоря, он вообще не был настроен на размышления.

Ему нужно было заранее определить требуемые действия. Если они уже определены, то, когда у него появится пятнадцать свободных минут перед началом совещания, а запас энергии по десятибалльной шкале будет равен 4,2, он сможет взглянуть на список возможных вариантов и с радостью увидеть в нем пункт «Позвонить в магазин запчастей и узнать расценки». «Эту задачу я могу с успехом выполнить», — подумает он, и у него появится реальный мотив для того, чтобы позвонить и затем ощутить вкус победы после завершения полезного дела при текущем запасе времени и энергии. При данных обстоятельствах он не может начать подготовку черновика серьезного договора с клиентом, но ресурсы позволяют ему набрать номер и быстро получить полезную информацию. Вполне вероятно, что в скором времени он, взглянув на новые шины своего автомобиля, почувствует прилив гордости.

Определение содержания конкретных действий на самом приземленном уровне и упорядочение надежных вешек-напоминаний о них являются ключевыми средствами повышения производительности.

Секрет завоевания преимущества состоит в том, чтобы начать. Секрет успешного начала — в том, чтобы разбить сложные непосильные проблемы на маленькие выполнимые задания и начать с самого первого из них.

Марк Твен

Это — доступная методика, которую мы в состоянии постоянно оттачивать.

Часто даже самые простые затеи заходят в тупик, потому что мы не можем окончательно решить, каким будет следующий шаг. Участники моих семинаров часто вносят в списки такие задания, как «Отладить работу автомобиля». Является ли отладка первоочередным действием? Нет, если вы не идете к машине в рабочей одежде, с гаечным ключом в руке.

«Так каким же будет ваш следующий шаг?»

«Ой… Ну, надо отвезти машину в гараж. Ах да, сначала нужно узнать, возьмут ли ее в ремонт. Наверно, следует позвонить в мастерскую и назначить время».

«У вас есть номер?»

«Черт, нет… У меня нет номера гаража. Фред посоветовал мне хорошую мастерскую, но номера у меня нет. Я знал, что в уравнении слишком много неизвестных».

Если не определен следующий шаг, то между текущим положением вещей и желаемым результатом остается несократимый разрыв.

Часто именно это и происходит с массой проблем, возникающих у различных людей. Мы смотрим на проект, и часть нашего сознания думает: «У меня есть не все сведения, необходимые для достижения результата». Мы знаем, что чего-то не хватает, но не знаем чего, поэтому отказываемся от осуществления проекта.

Перейти на    1 2 ... 57 58 59 60 61 ... 64 65