Главная » Библиотека » Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса (Аллен Дэвид)
{sort}

Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса (Аллен Дэвид)

Настройки отображения Выбрать главу(25)
Перейти на    1 2 ... 36 37 38 39 40 ... 64 65

Прочесть/просмотреть. Вы без сомнения найдете в корзине ряд документов, в отношении которых следующим действием будет их прочтение. Надеюсь, что вы придерживались правила двух минут и уже разобрались с рядом моментальных проблем: что-то выбросили, что-то рассортировали, а что-то перенесли на следующий этап как полезный материал.

Документы, на прочтение которых, по вашим оценкам, уйдет более двух минут вашего времени, обычно имеет смысл помещать в отдельную физическую стопку-корзину под названием «Прочесть/просмотреть». Я отношу данную категорию к спискам; но с таким списком легче всего работать, если поместить документы и журналы в лоток и/или портативную папку.

Для многих людей стопка «Прочесть/просмотреть» может оказаться весьма объемистой. Именно поэтому крайне важно помещать туда документы, рассмотрение которых занимает более двух минут, только в том случае, если вы действительно хотите их прочесть в свободное время. Возможно, процесс окажется весьма утомительным, но ситуация может существенно осложниться и завести вас в тупик, если вы четко не определите границ данной категории. По крайней мере, четкое разграничение категорий позволит вам уяснить, какими материалами вы располагаете, а наличие внутренних регулирующих механизмов поможет вам определить, что вы хотите оставить, а что — выбросить.

Полезно иметь под рукой стопку материалов для прочтения, которые можно просматривать на ходу (например, вы собираетесь на встречу, которая может задержаться, на семинар, в программе которого может возникнуть ничем не занятое окно, или на прием к дантисту, где вам придется ждать своей очереди). Все перечисленные ситуации предоставляют прекрасную возможность ознакомиться с материалом. Люди, которые не организовали свои материалы для прочтения/просмотра, могут потерять массу времени, поскольку в жизни частенько появляются неожиданные свободные минуты, которые можно выгодно использовать.

Те, кто бессмысленно расходуют свое время, чаще всего жалуются на его недостаток.

Жан де Ла Брюйер
Сортировка списка ожиданий

Как и напоминания о действиях, которые обязаны совершить вы сами, напоминания обо всем, что вам должны вернуть, и обо всем, что должны сделать другие, также требуют сортировки и упорядочения. При работе с данной категорией не обязательно отслеживать дискретные шаги: чаще ожиданиями являются события, связанные с проектами, которые зависят от других людей. Вы можете ждать получения заказанных ранее билетов в театр, доставки сканера для офиса, согласия клиента на ваше предложение и т. д. Когда следующий шаг в рамках определенного проекта должен предпринять кто-то другой, вам нужно не напоминание о дальнейших действиях, а просто «спусковой механизм», напоминающий о том, чего и от кого вы ждете. Ваша роль состоит в том, чтобы просматривать список с требуемой периодичностью и решать, стоит ли, например, проверить степень выполнения проекта или следует ускорить его осуществление.

Рекомендую вам держать список ожиданий под рукой, в той же системе, что и списки напоминаний о дальнейших действиях. Ответственность за следующий этап выполнения проекта может переходить от одного к другому, пока он не будет завершен. Например, вы звоните торговому агенту, чтобы он ознакомил вас с новыми предложениями (напоминание об этом вы занесли в список звонков). Далее вы ждете, когда продавец явится к вам со своим предложением (предложение уже относится к категории ожиданий). Когда текст предложения окажется у вас в руках, его нужно будет просмотреть (он попадет в стопку или корзину «Прочесть/просмотреть»). Ознакомившись с документом, вы отправите его начальнице для утверждения (и снова список ожиданий). И так далее.[7]

Вы ощутите небывалое моральное удовлетворение, когда осознаете, что ваш список ожиданий включает весь набор интересующих вас проблем, решение которых возложено на других людей.

Использование предмета в качестве напоминания

Самый действенный способ уследить за всеми напоминаниями о дальнейших действиях — добавить их к спискам и папкам, как только они попадаются вам под руку. Появившиеся напоминания не понадобятся вам после обработки информации. Вы можете делать заметки во время беседы с начальником, но их нужно будет выбросить, когда вы извлечете из корзины все проекты и действия, связанные с ними. Некоторые люди пытаются архивировать голосовые сообщения, с которыми «надо что-то сделать», однако это не самый эффективный способ хранения напоминаний.

Держите электронные сообщения и документы, напоминающие вам о дальнейших действиях, отдельно от всего остального.

Впрочем, из этого правила есть исключения. Некоторые исходные материалы могут быть гораздо более эффективными напоминаниями о требуемых действиях, чем заметки в списке. Наиболее актуально данное правило в отношении бумажных материалов и некоторых электронных сообщений.

Управление потоком рабочей документации

Некоторые объекты являются самыми действенными напоминаниями о предстоящей работе. Категория «Прочесть/просмотреть», в которой находятся статьи, публикации и документы, является наиболее распространенным примером. Конечно же, было бы излишне писать «Просмотреть журнал Fortune» в каком-нибудь списке напоминаний, когда можно просто положить журнал в корзину «Прочесть/просмотреть» в качестве напоминания.

Другой пример: люди, которым легче оплачивать все счета сразу, в одном месте, стремятся держать все квитанции в папке или стопке под названием «Счета к оплате» (или, более общее заглавие, «Финансовый процесс»). Аналогично, чеки, необходимые для подтверждения расходов, также следует обрабатывать либо сразу после получения, либо держать в специальном конверте или папке «Квитанции для обработки».[8]

Возможно, специфика вашей работы, входящего материала и рабочего места такова, что наиболее эффективным методом организации различных категорий может оказаться хранение самих документов. Например, специалист по работе с клиентами часто сталкивается с многочисленными запросами, которые составляются в стандартной письменной форме, и в таком случае завести корзину или папку, где содержатся только документы, требующие конкретных действий, будет наилучшим способом обработки этих запросов.

Имеет ли смысл заносить напоминания в список или использовать сами документы, уложив их в корзину или папку, в значительной мере будет зависеть от здравых логических доводов. Вы можете использовать напоминания, находясь не на рабочем месте? Если ответ утвердительный, то следует подумать о транспортабельности материала. Если задача такова, что ее, вероятно, удастся выполнить только сидя за рабочим столом, то рассмотрение напоминаний непосредственно на рабочем месте будет самым лучшим решением.

Какой бы вариант вы ни выбрали, напоминания следует разделить на отдельные категории, в зависимости от требуемых дальнейших действий. Если следующее действие по порядку — позвонить кому-то, то его следует поместить в категорию звонков; если первоочередной шаг — ознакомиться с информацией и ввести ее в компьютер, то ярлык должен гласить «Компьютер». Наиболее существенным фактором снижения эффективности многих систем управления рабочим процессом, с которыми я сталкиваюсь, является хранение однотипных документов (т. е. запросов на услуги) в одном лотке, даже если они подразумевают выполнение различных действий. В соответствии с одним запросом от вас требуется совершить телефонный звонок, другой предполагает пересмотр данных, а для удовлетворения третьего нужно дождаться, пока кто-то вернется с нужной информацией, — но все они находятся в одной категории. Такой подход может озадачить: вы нерешительно остановились перед грудой документов, не зная, что делать, потому что все дальнейшие действия по-прежнему находятся в подвешенном состоянии.

Перейти на    1 2 ... 36 37 38 39 40 ... 64 65