Strict Standards: Non-static method Paginator::paginate() should not be called statically in /var/www/www-root/data/www/youcapital.ru/engine/modules/files/files_read.php on line 74 Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса (Аллен Дэвид) скачать книгу бесплатно
Главная » Библиотека » Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса (Аллен Дэвид)
{sort}

Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса (Аллен Дэвид)

Настройки отображения Выбрать главу(25)
Перейти на    1 2 ... 33 34 35 36 37 ... 64 65

Отслеживание передачи материалов. Если вы передаете действие кому-то другому и вам не безразличен результат, тогда придется следить за процессом передачи. По мере того как я буду знакомить вас со следующей главой, посвященной организации информации, вы убедитесь, что важную категорию, с которой придется работать, составляет папка «Ожидания».

Создав собственную удобную систему, записывайте задачи, которые вы будете передавать другим людям, а затем — отслеживать, в блокнот или вкладывайте папку с отдельными листами, посвященными конкретным проблемам, можете также составить перечень в категории «Ожиданий» на вашем компьютере. Если вы еще не создали надежную систему, поместите записку на листе бумаги — «Жду: ответа от Боба» — и положите его в стопку «Подвешенных» проблем, возникшую в ходе обработки информации и лежащую на отдельном подносе или лотке.

Что, если мяч уже на чужой половине поля? В описанном выше примере с ожиданием формы К-1, которая позволит вам подсчитать налоги, следующее слово уже за кем-то другим. В подобных ситуациях часто требуется отследить действие как делегированную задачу или как «ожидание». На листке, где написано «Подсчет налогов», нужно написать что-то вроде: «Жду форму К-1 из компании Acme Trust» и поместить его в стопку «Подвешенные».

Важно датировать все документы, которые вы передаете другим. Среди всех категорий, входящих в систему, эту группу документов важнее всего отслеживать. Ради нескольких раз, когда вам понадобится обратиться к информации («Но я звонил и заказал этот материал к 12 марта»), стоит завести постоянную привычку отслеживать эту группу.

Отложить дело

Большинство первоочередных шагов, которые будут намечены для решения проблем, накопившихся в корзине, придется предпринимать вам самим, и для этого потребуется больше двух минут. Звонок клиенту; электронное сообщение, над которым нужно немного подумать и разослать рабочей группе; подарок, который вы хотите купить для брата в магазине канцелярских товаров; программа, которую нужно загрузить из сети и протестировать; беседа с супругом о вложении, которое, на ваш взгляд, имеет смысл — все эти дела подходят под описание.

Эти действия нужно где-то записать, а затем упорядочить в соответствующие категории, чтобы можно было в случае надобности получить к ним доступ. А пока что, не раздумывая, наклеивайте на каждый документ в корзине самоклеющиеся листки с названием действия, которое нужно предпринять, и перекладывайте их в стопку уже обработанных «подвешенных» дел.

Оставшиеся «подвешенные» проблемы

Внимательно следуя указаниям, изложенным в данной главе, вы выбросите массу предметов, рассортируете изрядное количество материала, совершите многочисленные действия, занимающие не более двух минут, и передадите определенное число документов другим людям. Образовавшаяся стопка документов потребует от вас выполнения определенных шагов, которые по-прежнему нужно предпринять — вскоре, когда-нибудь или в конкретный день — и напоминаний о действиях, которых вы ожидаете от других людей. Категория «подвешенных дел» состоит из действий, которые вы кому-то передали или отложили на более позднее время. Это — дела, которые нужно каким-то образом упорядочить в вашу индивидуальную систему: эта процедура пошагово раскрыта в следующей главе.

Список проектов

Последний шаг на пути ко дну корзины предполагает перенос внимания с отдельных действий на общую картину, т. е. на ваши проекты.

Опять-таки, я определяю «проект» как любой результат, в достижении которого вы заинтересованы, требующий от вас более одного активного действия. Если вы пересмотрите список дел, которые наметили («позвонить Фрэнку по поводу сигнализации для машины», «написать Бернадетт электронное сообщение касательно материалов конференции»), то, несомненно, найдете в нем ряд вещей, требующих от вас более одного действия. Вопрос установки сигнализации не будет исчерпан после звонка Фрэнку, а, связавшись с Бернадетт, вам не удастся закончить подготовку к конференции.

Надеюсь, практическая причина для широкого определения проектов, которого придерживаюсь я сам, вполне очевидна: если намеченный вами первоочередной шаг не позволит решить проблему, воспользуйтесь ярлычком, который бы напоминал вам о «подвешенных» делах до момента их завершения. Вам нужно составить список проектов. Он может включать любые «Проекты»: от «Праздничная вечеринка» до «Прекращение инвестирования в линию продукции Widget» или «Окончательное утверждение пакета оплаты труда». Назначение этого списка не в том, чтобы отражать приоритеты, а в том, чтобы обеспечить надежные напоминания обо всех незамкнутых циклах.

На данный момент, у вас, вероятно, намечено от тридцати до ста проектов.

Не имеет значения, когда будет укомплектован список «Проекты»: во время первичной обработки содержимого корзины или позже. Просто нужно в какой-то момент составить список и вести его, поскольку он является основным ориентиром, который показывает, на каком этапе вы находитесь и к чему стремитесь.

А сейчас подумаем над тем, как обеспечить «нормальную работу всех систем» в сфере организации материалов.

Глава 7. Сортировка материала: создание «правильных» корзин

Полная и единообразная система организации дает огромное преимущество, поскольку система позволяет сознанию отвлечься от рутинных забот и перейти к интуитивному принятию решений, от которого вас не будут отвлекать проблемы, оставшиеся без внимания. Но для того, чтобы вы смогли перейти в данное состояние, физическая система упорядочения данных должна быть лучше системы, созданной в вашем сознании.

Для того чтобы вы могли постоянно концентрировать внимание на дальнейших действиях, нужна безотказная система упорядочения данных.

В этой главе я ознакомлю вас с основными этапами и инструментами процесса организации, которые понадобятся при обработке корзины. Во время первичной обработки входящего материала вы будете создавать списки и группы проблем, которые нужно будет упорядочить, с тем чтобы в дальнейшем включить в них новые задачи. Иными словами, не обязательно создавать систему организации данных моментально, на пустом месте. Она будет развиваться по мере того, как вы будете обрабатывать рутинные проблемы и проверять наличие материалов.

Я собрал все воедино, но забыл, куда что положил.

Неизвестный автор

Внешнее кольцо диаграммы рабочего процесса (рис. 7.1) содержит основные категории, в которые вы будете определять материалы, когда решите, что они собой представляют и как с ними поступить.

Рис. 7.1. Диаграмма рабочего процесса — организация данных

Основные категории

Существует семь основных типов материала, который требуется отслеживать и контролировать с организационной точки зрения.

• Список проектов.

• Сопутствующие материалы по проектам.

• Действия и сведения, занесенные в календарь.

• Списки «Первоочередные шаги».

• Список «Ожидания».

• Справочные материалы.

• Список «Когда-нибудь/может быть».

Важность четких границ

Очень важно провести четкие границы между категориями. Каждая категория отражает отдельный тип соглашений, которые мы заключаем сами с собой, и если они утратят свои границы и начнут смешиваться, процесс организации будет лишен значительной доли эффективности.

Категории должны быть разделены: визуально, физически и психологически.

Например, если положить справочные материалы в ту же стопку, что и данные, с которыми только собираетесь ознакомиться, то ворох накопившихся бумаг приведет вас в замешательство. Если включить в список первоочередных действий дела, которые нужно поместить в календарь, поскольку они намечены на конкретные дни, то вы утратите доверие к своему календарю, в результате чего придется постоянно пересматривать списки дальнейших действий. Если у вас возник замысел, который вы не собираетесь реализовывать в ближайшее время, то его нужно поместить в список «Когда-нибудь/может быть», чтобы можно было с должным вниманием и решимостью отнестись к списку текущих проектов. А если какое-то из ваших «ожиданий» попало в один из списков дальнейших действий, много времени будет потрачено впустую на непродуктивное многоразовое обдумывание проблемы.

Перейти на    1 2 ... 33 34 35 36 37 ... 64 65