Strict Standards: Non-static method Paginator::paginate() should not be called statically in /var/www/www-root/data/www/youcapital.ru/engine/modules/files/files_read.php on line 74 Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса (Аллен Дэвид) скачать книгу бесплатно
Главная » Библиотека » Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса (Аллен Дэвид)
{sort}

Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса (Аллен Дэвид)

Настройки отображения Выбрать главу(25)
Перейти на    1 2 ... 25 26 27 28 29 ... 64 65

У меня есть четыре ящика для папок со ссылочными материалами общего характера, и на каждом из них красуется четкая надпись: «А-Е», «F-L» и так далее — теперь мне не нужно думать, куда определить документ, когда на него уже наклеен ярлык.

Время от времени у человека накапливается столько справочной информации по теме или проекту, что ее следует переложить в отдельный ящик или шкаф. Но если материалы занимают менее половины ящика, то я рекомендую включить его в общую алфавитную систему.

Держите большой запас папок. Я держу у себя под рукой огромную стопку новых, пустых папок, которые могу, не вставая с места, использовать в процессе обработки содержимого корзины «Входящие». Нет ничего хуже ситуации, когда накапливаются материалы, требующие сортировки, и неоткуда взять папки, необходимые для того, чтобы упростить процесс. В произвольный момент времени я должен иметь под рукой запас: примерно пол-ящика неиспользованных или освободившихся папок.

Не позволяйте ящику наполниться более чем на три четверти. Всегда старайтесь сделать так, чтобы ящики заполнялись не более чем на три четверти. В случае их переполнения вы будете испытывать подсознательное нежелание класть туда документы, и справочная информация будет постепенно нагромождаться. Если ящик начинает переполняться, то я могу его освободить, пока говорю по телефону.

У меня практически нет знакомых, у которых в столе не было бы переполненных ящиков. Если вам дороги ваши ногти и вы хотите избавиться от подсознательного сопротивления процессу сортировки, держите ящики достаточно свободными для того, чтобы спокойно добавлять и извлекать оттуда папки.

Некоторые люди в ответ на такой совет восклицают: «Мне придется покупать новые картотечные шкафы!», будто это что-то ужасное. Следите за моей мыслью. Если материалы стоят того, чтобы их оставить, то их следует содержать так, чтобы они были доступны, верно? А если это не так, то зачем вообще держать их у себя? Говорят, что мы живем в информационную эпоху; если в этом утверждении есть хоть доля правды, а какие-то из ваших действий тормозят прогресс, то они просто неразумны.

Возможно, понадобится создать еще один ярус для хранения справочной информации, чтобы появилось достаточное рабочее пространство, а папки со ссылочными данными общего характера были под рукой. К примеру, хранить такие материалы, как заметки по завершенным проектам и «мертвые» сведения о клиентах, можно в других помещениях или, по крайней мере, за пределами вашего рабочего места.

Наклеивайте ярлыки на папки с помощью автомата. Печатные ярлыки изменят природу папок и ваше отношение к ним. Папки с ярлыками прекрасно смотрятся на столе в зале заседаний; каждый может прочесть надписи на них; вы можете легко разглядеть ярлык с большого расстояния или быстро найти их в портфеле; а когда вы выдвигаете картотечные ящики, то вашим глазам открывается печатная версия алфавитного перечня материалов. Приятно открывать такой ящик, чтобы положить или извлечь папку.

Возможно, в новом тысячелетии ученые предоставят нам какое-нибудь сложное эзотерическое или неврологическое объяснение такой эффективности папок с печатными наклейками. А сейчас просто доверьтесь мне. Купите автомат для наклейки этикеток. Причем собственный. Для безотказной работы системы автомат должен постоянно быть у вас под рукой, чтобы можно было поместить данные в папку, когда захотите. И ни с кем не делитесь! Если нужно наклеить ярлык, а машинки нет под рукой, вы бросаете документы на груду бумаг вместо того, чтобы рассортировать. Автомат для наклейки ярлыков должен стать таким же базовым инструментом, как и скоросшиватель.

Покупайте качественные шкафы. При покупке шкафов для папок не экономьте на качестве. Нет ничего хуже, чем попытки открыть тяжелый ящик или скрип, который слышишь, когда борешься с застрявшими колесиками одного из «экономичных» шкафов по 29,95 долларов за штуку. Вам нужен шкаф, ящики которого будут открываться и закрываться легко и плавно, подобно дверям немецких автомобилей. И я не шучу.

Если можете, не используйте подвесных папок. Рискуя серьезно обидеть массу людей, которая уже пользуется подвесными папками, я рекомендую вам полностью отказаться от шкафов для подвесных файлов и пользоваться обычными папками, стоящими в ящике и опирающимися на его металлическую заднюю стенку. Подвесные папки гораздо менее эффективны, поскольку добавление новой папки требует значительных затрат энергии и придает процессу сортировки информации формальный характер.

Вот электронное сообщение, которое я недавно получил от старшего менеджера; он последовал моему совету после двух лет использования подвесных папок:

Ваша система — это просто ФАНТАСТИКА! Я полностью пересортировал папки дома и на работе — на это ушло всего четыре дня, но я отказался от системы Pendaflex и перешел на манильские папки, расположенные строго в алфавитном порядке. ВОТ ЭТО ДА! Это настолько упростило работу! Почему-то мой стол тоже стал гораздо чище: стопки бумаг «для сортировки» уже не лезут под руку!

Если на то, чтобы поместить в систему хранения новые приходящие документы, уходит более минуты, то вы будете не сортировать их, а накапливать.

И все же… Многие люди привыкли к системе подвесных папок, по крайней мере, на работе, поскольку шкафы для таких папок, открывающиеся сбоку, стали стандартным атрибутом корпоративной деятельности. Если вам приходится работать с подвесными папками, то я советую следующее.

• Помечать ярлыками папки, а не место, где они висят. Это позволит вам брать на встречи и в поездки папки без крючков.

• Вешать по одной папке на каждый крючок. Только в этом случае ящик будет выглядеть аккуратно и не будет возникать глупых ситуаций, когда крючок начинает шататься под грузом множества папок.

• Держите изрядный запас обычных крючков и пустых папок перед первым ящиком, чтобы можно было упаковывать новые папки и сортировать их в мгновение ока.

Освобождайте папки хотя бы раз в год. Регулярная ревизия папок не позволяет картотеке застаиваться и покрываться плесенью, она позволяет оставлять материалы в картотеке «на всякий случай», если понадобится. Вы знаете, что через несколько месяцев, в любом случае, пересмотрите картотеку: тогда и решите, какую информацию стоит оставлять, а какую — нет. К примеру, я освобождаю папки, когда говорю по телефону (или выгадываю время в процессе телефонного совещания, которое никак не может закончиться).

Я рекомендую всем организациям ввести День мусорного ящика (если он еще не проводится), когда все сотрудники обязаны прийти на работу в тапочках и джинсах, выставить телефоны в режим «не беспокоить» и разобраться с накопившимися материалами.[5] В помещении ставятся урны, и всем разрешается провести день в режиме уборки. Индивидуальный день мусорной корзины удобно наметить в календаре на выходные в конце года или на раннюю весну, когда вы готовите налоговую декларацию, и можно увязать чистку материалов с архивированием финансовой документации за минувший год.

И напоследок…

Вы выгадали немного времени, подготовили рабочее пространство и снарядились основными инструментами для внедрения методологии. Что дальше?

Если вы решили посвятить определенное время налаживанию системы управления рабочим процессом, то есть еще одна вещь, которую следует сделать, чтобы она была максимально эффективной: забудьте обо всех остальных проблемах на срок выполнения процедуры.

Если вам нужно срочно кому-то позвонить, поручить важное дело секретарше или обсудить что-то со своей половиной, сделайте это сразу. Или решите для себя, когда вы займетесь этим, и поместите напоминание туда, где точно не забудете о нем. Очень важно, чтобы все ваше внимание было сосредоточено на текущей работе.

Несмотря на то что люди выделяют время и тратят изрядные деньги на оплату моего труда как ресурса, который будет использоваться в течение заданного периода, перед тем как начать тренинг и отложить работу, почти все они должны решить какие-то срочные проблемы, еще не внедренные в систему. Они говорят: «Ах да, я должен перезвонить клиенту в течение дня» или «Мне нужно узнать у мужа, взял ли он билеты на вечер». Этим обусловлен недостаток концентрации и зрелости в нашей культуре, и я считаю, что многие разумные люди постоянно игнорируют внутреннюю ответственность.

Перейти на    1 2 ... 25 26 27 28 29 ... 64 65