Strict Standards: Non-static method Paginator::paginate() should not be called statically in /var/www/www-root/data/www/youcapital.ru/engine/modules/files/files_read.php on line 74 Деловой имидж (Красоткина Ирина) скачать книгу бесплатно
Главная » Библиотека » Деловой имидж (Красоткина Ирина)
{sort}

Деловой имидж (Красоткина Ирина)

Настройки отображения Выбрать главу(31)
Перейти на    1 2 ... 15 16 17 18 19 ... 24 25

При приеме телефонограммы необходимо записать название фирмы и номер ее телефона, текст телефонограммы, должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего телефонограмму, а также лица, ее передавшего, дату и время приема.

Текст телефонограммы диктуется четко и медленно. Он не должен содержать более 50 слов. Не стоит включать в текст телефонограммы элементы глубокого анализа, рассуждений и размышлений. Не поленитесь проверить правильность записи повторным чтением текста.

Специалисты по менеджменту считают, что действенный способ смягчения бремени телефонных разговоров руководителя – наличие квалифицированной «защиты» в лице секретаря. Разговор по телефону из офиса имеет свою специфику: вы говорите от лица фирмы, и поэтому необходимо соблюдать установленные правила ведения телефонных переговоров.

Секретарь должен обладать следующими «телефонными навыками»: уметь узнавать настроение собеседника по первым звукам его голоса, тактично выходить из сложных ситуаций, поставить человека на место, не повышая голоса, настоять на своем и не поддаваться на уговоры, уметь сглаживать острые углы (такая тактика обезвредит любого разгневанного звонящего, будь то лицо высокого ранга или «птица невысокого полета»).

Частые телефонные звонки в офисе – один из показателей процветания фирмы, и секретарю их надо воспринимать как можно радушнее!

Особенности телефонных разговоров состоят в том, что это быстро и удобно, мгновенная обратная связь, возможность заранее подготовиться к разговору, если звоните вы, отсутствие зрительного восприятия, что позволяет более легко отказаться от чего-то либо перенести разговор на другое, более удобное для вас время.

Практика показывает, что ведение телефонных переговоров можно превратить в настоящее искусство и до бесконечности совершенствовать в нем свой профессионализм.

Для того чтобы быстро найти нужный вам телефон, необходимо иметь под рукой коды городов, номера телефонов организаций, абоненты городской сети, справочники, настольный календарь, записную книжку. Номера телефонов абонентов, к которым вы обращаетесь более трех раз, лучше записать в рабочую книжку.

Большинство людей не любят автоответчики, хотя они порой бывают просто незаменимы. Тем не менее эти аппараты позволяют в отсутствие абонента передать какую-то важную или очень срочную информацию, не затрачивая лишнее время на повторные звонки.

Надиктовывайте эти сообщения внимательно. Сделайте их четкими и понятными. Прорепетируйте несколько раз, перед тем как записывать, или проверьте его на магнитофоне, чтобы услышать, как оно звучит. Когда вы будете делать запись, примите удобную позу, как следует вдохните и четко произнесите сообщение. Сделайте несколько попыток, пока не останетесь довольными полученным результатом.

Когда вы прослушиваете сообщения на вашем автоответчике, вам предоставляется удобный случай оценить манеру другого человека оставлять подобные сообщения и, поучившись на их ошибках, подправить свою.

Если вы оставляете сообщение на чьем-либо автоответчике, это прекрасная возможность попрактиковаться в разговорном жанре. Помните о том, что каждое сообщение является частью вашего имиджа. Тем более что такие сообщения могут стать единственным способом контакта с некоторыми людьми. Они будут судить вас по впечатлению, которое оставит сообщение, поэтому сделайте его так, чтобы оно демонстрировало вас в выгодном месте.

Существует еще телефакс. Он может работать в двух режимах: телефона и факса. В обычной жизни он настраивается на автоматическое распознавание звонка. По телефаксу нельзя передавать бумагу с химической поверхностью: фотографии, копировальную бумагу, документы, имеющие слабый контраст. Аппарат не распознает зеленый, желтый, голубой цвета.

Чтобы отправить телефакс, нужно вставить документ в лоток подачи документов лицевой стороной вниз, верхним краем вперед. Устройство подаст сигнал. Появится надпись READY TO SEND. В устройство можно вставлять до 15 листов. Первым передается нижний.

Для прерывания передачи используют кнопку «STOP». По окончании передачи нужно осведомиться о качестве передачи факса.

Можно и принимать телефакс. Когда аппарат подаст сигнал, нужно снять трубку. Если слышен зуммер низкой частоты или в трубке тишина, нажать кнопку «Старт», положить трубку на место или по просьбе абонента нажать кнопку «Старт» вашего устройства. По окончании приема сообщить о качестве факса.

Глава 7. С ТРИБУНЫ

Давайте с вами зададим себе вопрос: «Для чего нам нужны публичные выступления? Что это вообще такое?»

Без публичного выступления не обходится ни один руководитель на предприятиях, ни один бизнесмен в своем бизнесе. Без них невозможно вести дела. Выступления помогают руководителям донести важные сведения до своих коллег, работников.

Рассказывая все каждому человеку по отдельности, руководитель может что-то забыть, повторяя одно и то же несколько раз. На все эти разговоры уходит очень много времени, которые он мог провести с гораздо большей пользой для дела. Экономней, конечно же, собрать всех людей, заинтересованных в данном вопросе, и провести публичное выступление.

Когда много слушателей, они намного свободнее и раскованнее себя чувствуют. Им есть с кем посоветоваться, высказать свое мнение и услышать, что думают по этому поводу другие. У людей будет возникать много вопросов, что идет на пользу руководителю – не придется объяснять каждому, а можно ответить всем сразу.

Выступающему удобнее говорить, когда его слушают хотя бы несколько человек. Потому что аудиторией легче управлять, чем одним человеком. Парадокс? Да. Но читайте дальше. Например, представим такую ситуацию: большее количество присутствующих согласны с мнением выступающего, а другие нет. Здесь намного проще руководителю убедить вторую половину, так как они наверняка прислушаются к мнению первой половины.

Не существует чертежей, схем или рецептов, подходящих для всех речей или для большинства их, как правильно вести выступления. Однако приведем несколько планов, которые могут быть применены в некоторых случаях.

1. Изложение фактов.

2. Высказывание соображений, вытекающих из них.

3. Призыв к действиям.

Многие одобряют такой план:

1. Продемонстрировать нечто плохое.

2. Показать, как это исправить.

3. Предложить сотрудничество.

Можно предложить и другой план:

1. Добиться интереса и внимания.

2. Завоевать доверие.

3. Разъяснить слушателям достоинства вашего предложения.

4. Привести убедительные мотивы, побуждающие людей действовать.

Выступление перед публикой всегда является ответственным делом. Для того чтобы ваше стремление стать хорошим выступающим перед публикой быстро и успешно претворилось в жизнь, постарайтесь соблюсти четыре правила.

ПЕРВОЕ: будет лучше, если вы начнете свою речь с сильным и настойчивым стремлением достичь своей цели. Думайте о том, какое значение для вас имеет выработка большей уверенности в себе и способности более убедительно говорить перед аудиторией.

ВТОРОЕ: нужно твердо знать то, о чем вы собираетесь говорить. Если вы не обдумали, заранее не спланировали свою речь и не знаете, что будете говорить, вы не сможете чувствовать себя уверенно перед слушателями. Будете напоминать слепого, ведущего другого слепого. В этом случае неизбежно чувство смущения, вы будете чувствовать себя виноватым.

ТРЕТЬЕ: будет нелишним, если вы проявите уверенность. Чтобы чувствовать себя смелым, действуйте так, будто вы всю жизнь только и занимались тем, что выступали на публике, напрягите для этого всю свою волю, и приступ страха сменится приливом мужества. Когда идете на трибуну, идите смело вперед. При выступлении стойте спокойно. Не надо нервными движениями застегивать и расстегивать пуговицы пиджака, делать какие-то суетливые движения.

ЧЕТВЕРТОЕ: практикуйтесь! Даже если вы забудете все, что читали до сих пор, запомните: безошибочный способ сохранить уверенность в себе при выступлениях – это как можно больше говорить. В сущности, все в конечном счете сводится к основному моменту – надо практиковаться, практиковаться и практиковаться.

Перейти на    1 2 ... 15 16 17 18 19 ... 24 25